Hoe verstuur ik gratis tickets naar een groep bezoekers?

Lees hier hoe je een (grote) groep trouwe bezoekers op de gastenlijst kunt plaatsen en een gratis ticket kunt sturen.


Het kan voorkomen dat je als organisator een grote groep trouwe bezoekers wilt belonen door ze een gratis ticket (lees: gastenlijst) te sturen. In deze handleiding leggen we uit hoe je dat eenvoudig kunt doen door middel van het uploaden van een csv-bestand.

Wil je slechts een aantal bezoekers een gratis ticket sturen? Lees dan deze handleiding waarin we uitleggen hoe je een paar gratis tickets kunt versturen.

EVENTIX TIP
Gratis tickets die bezoekers op TicketSwap willen plaatsen zullen worden geweigerd. Houdt hier rekening mee bij het verzenden van de gratis tickets.


Hoe verstuur ik gratis tickets naar een grote groep bezoekers? 

1. Ga naar het 'Dashboard', klik op ‘Gastenlijst’ en vervolgens op ‘Orders importeren’.

2. Je kunt nu een csv-bestand uploaden. Een csv-bestand is een bestandstype die gebruikt en herkend wordt door Excel. Je kunt hier een voorbeeld van een csv-bestand downloaden

3. Wanneer je een csv-bestand download staat alle informatie in één kolom.  Om deze te scheiden selecteer je een rij (Eén van de bovenstaande letters) en klik je bovenin op ‘Gegevens’ en vervolgens op ‘Tekst naar kolommen’.

4. Je komt nu bij een wizard waar je het één en ander aan kunt passen. Kies bij de eerste stap voor de optie ‘Gescheiden’. Vink bij de volgende stap alleen de optie ‘Komma’s’ aan. Een csv-bestand (Comma Separated Value) herkent namelijk alleen maar komma’s. Bij de laatste stap hoef je niks te wijzigen en alleen op ‘Voltooien’ te klikken.

5. De kolommen die sowieso ingevuld moeten worden zijn ‘voornaam’, ‘achternaam’, ‘e-mail’ en ‘aantal tickets’. Dit is omdat de tool waarmee we importeren het bestand herkent om de gratis tickets te versturen. Deze gegevens staan in de eerste regel van ons template bestand. Verwijder deze regel niet.

6. Je kunt nu zelf extra informatie toevoegen door in de lege kolommen datgene wat je wilt weten om een gratis ticket te versturen in te vullen. Daaronder valt bijvoorbeeld bezoekersinformatie.  Ben je nog niet bekend met bezoekersinformatie? Lees dan eerst deze handleiding door.  

7. Om een Excel-bestand op te slaan als ‘.csv’ klik je op ‘Opslaan als’. Je kunt hierbij kiezen uit verschillende bestandstypes. Kies voor de optie .csv zoals in onderstaand voorbeeld is weergegeven.

8. Je bent nu klaar om het bestand te uploaden. Dit doe je door bij ‘Gastenlijst’ -> ‘Orders importeren’ te klikken op ‘Bestand kiezen’. Kies het juiste csv-bestand met de gegevens van de bezoekers die je een gratis ticket wilt sturen.

9. Zodra het bestand klaar is met uploaden worden er automatisch opties toegevoegd. Deze opties bestaan uit welk evenement je wilt kiezen, welk type ticket je gratis weg wilt geven en in welke taal de e-mail verzonden mag worden.

EVENTIX TIP
Je kunt zelf bepalen in welke taal je de mail naar je bezoekers stuurt. Kies voor de taal waarmee de meeste bezoekers bekend zijn!


10. Klik op ‘Volgende’, je kunt nu de orders gaan importeren. Belangrijk is om beide rijen ‘gelijk’ te krijgen, zorg er daarom voor dat je bij het kopje ‘Voornaam’ in het keuzemenu daaronder ‘Voornaam’ selecteert (zie onderstaande GIF).Is dit niet het geval kan de import niet juist uitgevoerd worden. (In onderstaand zijn de vereiste kolommen meegenomen. Heb je in het csv-bestand meerdere kolommen, zoals bijvoorbeeld ‘Stad’ zullen er bij de import automatisch meerdere kolommen toegevoegd worden.)

EVENTIX TIP
Check altijd of de velden gelijk zijn voor je op ‘Valideer’ klikt. Als dit niet het geval is kan de import niet uitgevoerd worden.


11. Klik op ‘Valideer’, als het goed is ben je nu bij de laatste stap. Mocht dit niet het geval zijn kan het zijn dat er mailadressen in je csv-bestand niet kloppen. Daarnaast moet je akkoord gaan met de import. Dat doe je door het vakje aan te vinken waar ‘U moet akkoord gaan voor de import’. Als je dit gedaan hebt klik je op ‘Importeer’ en het gratis ticket wordt naar een groep bezoekers verzonden.

Bedankt voor het lezen! Mocht je vragen of feedback hebben, neem contact op via de chat of via info@eventix.io.