Hoe kan ik mijn evenement verplaatsen naar een andere datum?
Ontdek hoe je jouw evenement kunt verplaatsen en je ticketkopers terugbetalingen of de mogelijkheid om te doneren kunt bieden.
Soms zit er niets anders op dan je evenement te verplaatsen. Hieronder lees je de verschillende keuzes die je hebt als je je evenement verplaatst.
Hoe kan ik mijn evenement verplaatsen?
1. Ga naar het Dashboard.
2. Kies 'Evenementen'.
3. Zoek het evenement dat je wilt verplaatsen en klik op het dropdown-menu aan de rechterkant.
4. Selecteer “Refund Settings”.
5. Selecteer “verplaats evenement” en kies een van de hieronder beschreven opties. Als je liever terugbetalingen wil doen voor je evenement, kun je onze terugbetalingsoptie selecteren. Lees hier meer over het terugbetalen van je evenement.
Optie 1: Evenement verplaatsen - Optie om een terugbetaling aan te vragen.
De eerste optie is om je evenement te verplaatsen. Wanneer je een nieuwe datum plant, kunnen kaartkopers die niet naar de nieuwe datum kunnen of willen komen een terugbetaling aanvragen.
Als je jouw evenement wilt verplaatsen, kun je kiezen of je wilt dat Eventix je bezoekers een geautomatiseerde e-mail stuurt. In deze e-mail leggen we uit dat het evenement is verplaatst en dat bezoekers een terugbetalingsverzoek kunnen doen door op de bijgevoegde link te klikken. Deze link verwijst hen naar de orderstatuspagina (dezelfde link die ze ontvangen wanneer ze tickets kopen) waar de bezoeker een terugbetaling kan aanvragen. Als je liever hebt dat Eventix geen e-mail stuurt, lees dan optie 2 hieronder.
Let op: Dit betekent niet dat wij de communicatie met jouw bezoekers overnemen. We sturen deze e-mails alleen om dit proces soepel te laten verlopen. Nogmaals, je kunt er ook voor kiezen om deze geautomatiseerde e-mails uit te schakelen.
Voordat je aan de slag gaat in de instellingen, moet je de datum van het bestaande evenement wijzigen in de nieuwe datum waarop het evenement zal plaatsvinden. Je kunt zelfs de datum wijzigen voor eerdere evenementen.
Zodra je hebt geselecteerd dat je je evenement wilt verplaatsen, kun je de andere evenementinstellingen zonder problemen wijzigen. We vragen je echter 4 dagen te wachten voordat je andere instellingen wijzigt, aangezien de 'oude' instellingen worden opgenomen in de e-mail naar de bezoekers. Zodra je dit hebt gedaan, is het belangrijk dat je ons dit laat weten, zodat we je tickets opnieuw kunnen genereren met een nieuwe datum erop. Door dit te doen, kun je ervoor zorgen dat al je bezoekers de juiste tickets downloaden.
Let op: als je ticketafbeeldingen met een datum erop hebt gebruikt, is het belangrijk om deze te wijzigen en opnieuw te uploaden voordat we de tickets opnieuw genereren.
EVENTIX TIP: Waarschijnlijk wil je weer tickets voor je evenement verkopen, zodat je de resterende capaciteit kunt vullen. Het beste kun je een nieuw ticket aanmaken, zodat je gemakkelijk kunt zien hoeveel nieuwe tickets er zijn verkocht.
Kies een einddatum en -tijd voor het ontvangen van terugbetalingsverzoeken. Ticketkopers kunnen alleen een terugbetaling aanvragen tot en met de door de organisator gekozen einddatum en -tijd. Als een persoon niet binnen de geselecteerde periode een terugbetaling heeft aangevraagd, gaan we ervan uit dat die persoon akkoord gaat met de nieuwe datum. Aan het einde van dit proces wordt een saldo opgemaakt van het totale bedrag dat moet worden terugbetaald. Op dit moment weet je ook hoeveel tickets je nog kunt verkopen voor het evenement, dus plaats de sluitingsdatum niet te dicht bij het evenement.
Let op: Wanneer Eventix een e-mail stuurt naar je ticketkopers, gebruiken we de naam en datum van het evenement zoals geregistreerd in ons systeem. Dus voordat je aan de slag gaat met de refund settings, moet je alleen de nieuwe evenementdatum in ons systeem invoeren, maar (nog) NIET de evenementnaam. Ter verduidelijking: verander de naam van het evenement niet, maar verander wel de datum van het evenement voordat je begint met terugbetalingen.
Instellingen:
Tijdlijn:
Binnen 24 uur sturen we je ticketkopers een e-mail met instructies over hoe ze een terugbetaling kunnen aanvragen of een donatie kunnen doen en wanneer hiervoor de deadline is.
Na de sluitingsdatum wordt het formulier waarmee ticketkopers een terugbetaling kunnen aanvragen, gesloten. We gaan ervan uit dat alle ticketkopers die het formulier niet hebben ingevuld akkoord gaan met de nieuwe datum van het evenement.
De dag na de sluitingsdatum, berekenen we het bedrag van de te betalen terugbetalingen. Het is mogelijk dat je het saldo op je bedrijfsaccount in het Dashboard moet aanvullen om de terugbetalingen door ons te laten uitvoeren. Check je saldo hier.
Zodra er voldoende saldo op je bedrijfsrekening staat, voeren wij de terugbetalingen uit. Dit proces kan niet teruggedraaid worden.
Binnen drie tot vijf werkdagen krijgen ticketkopers die om terugbetaling hebben gevraagd hun geld terug. Daarnaast zullen we de tickets opnieuw genereren van de ticketkopers die geen terugbetaling hebben aangevraagd voor de nieuwe evenementdatum, hierdoor wordt de datum op het ticket bijgewerkt.
Optie 2: Evenement verplaatsen - Geen e-mail
Je kunt er ook voor kiezen om je evenement te verplaatsen zonder een geautomatiseerde e-mail naar je ticketkopers te sturen. In dit geval moet je zelf een e-mail sturen. Selecteer hiervoor de optie om je evenement te verplaatsen in het Dashboard, maar schakel de optie voor Eventix uit om automatische e-mails naar je ticketkopers te sturen.
Omdat je voor deze optie hebt gekozen, stuurt Eventix geen e-mails naar je ticketkopers, dus het is belangrijk dat je je ticketkopers zelf laat weten dat het evenement wordt verplaatst. Individuele ticketkopers die een terugbetaling aanvragen, kan je verwijzen naar hun e-mail met de orderbevestiging, die ze hebben ontvangen toen ze hun bestelling hebben gedaan. De link naar de tickets zal ze in plaats daarvan linken naar een formulier waar ze een terugbetaling kunnen aanvragen.
Voor deze optie is het ook belangrijk dat je een einddatum instelt. De sluitingsdatum wordt niet naar de ticketkopers gestuurd, maar is nog steeds belangrijk. De sluitingsdatum laat ons weten wanneer deze periode is afgelopen, zodat we een saldo voor dit evenement kunnen maken met betrekking tot terugbetalingen.
Instellingen (e-mail uitgeschakeld):
Tijdlijn:
Zodra je dit hebt opgeslagen wijzigen we de pagina waarop je ticketkopers hun tickets kunnen downloaden, zodat ze een terugbetaling kunnen aanvragen. Deze pagina kan worden bereikt door naar de bevestigingsmail te gaan die ze hebben ontvangen toen ze hun tickets kochten en te klikken op 'Download ticket(s)' te. De link blijft actief tot de door jou gekozen sluitingsdatum.
Zodra de sluitingsdatum voorbij is wordt het formulier waarmee ticketkopers een terugbetaling kunnen aanvragen gesloten. We gaan ervan uit dat alle kaartkopers die het formulier niet hebben ingevuld akkoord gaan met de nieuwe datum van het evenement.
De dag na de sluitingsdatum, berekenen we het bedrag van de te betalen terugbetalingen. Het is mogelijk dat je het saldo op je bedrijfsaccount in het Dashboard moet aanvullen om de terugbetalingen door ons te laten uitvoeren. Check je saldo hier.
Zodra er voldoende saldo op je bedrijfsrekening staat, voeren wij de terugbetalingen uit. Dit proces kan niet teruggedraaid worden.
Binnen drie tot vijf werkdagen krijgen ticketkopers die om terugbetaling hebben gevraagd hun geld terug. Daarnaast zullen we de tickets opnieuw genereren van de ticketkopers die geen terugbetaling hebben aangevraagd voor de nieuwe evenementdatum, hierdoor wordt de datum op het ticket bijgewerkt.
Stap 2
Je moet het terug te betalen bedrag aan ons beschikbaar stellen. Check je saldo hier. Zodra de betaling is gedaan, betalen we je ticketkopers onmiddelijk terug.
Zodra de deposit betaald is, duurt het 3-5 werkdagen voordat je ticketkopers hun geld op hun rekening hebben staan. Helaas hebben we geen controle over dit proces zodra de terugbetalingen zijn uitgevoerd.
Let op: Communiceer het proces duidelijk met je ticketkopers. De e-mail die we sturen in optie 1 is GEEN vervanging voor de communicatie tussen jou en je ticketkopers.
Als je nog vragen hebt over het verplaatsen van je evenementen, laat het ons dan weten in de chat aan de rechterkant of door een e-mail te sturen naar info@eventix.io.
