14, June 2024

Accreditatie van Evenementen: Een handleiding voor organisatoren

Wat is accreditatie precies? En hoe beheer je die het meest effectief voor je evenementen? Eventix heeft event management platform In2event uitgenodigd om precies te vertellen wat werkt en wat niet. In deze handleiding duiken we in de wereld van evenement accreditatie en leren we je alles wat je moet weten om zelf te kunnen beginnen.


Accreditatie van evenementen

Accreditatie van evenementen


Bij de planning van een succesvol evenement komt ongelooflijk veel aandacht voor details kijken. Accreditatie van evenementen speelt een belangrijke rol om ervoor te zorgen dat elk aspect, van de catering tot de kleding van de crew en het beheer van de gastenlijst, zo efficiënt mogelijk wordt geregeld.


Definitie van accreditatie

Kort gezegd wordt onder accreditatie het proces bedoeld dat ervoor zorgt dat de juiste mensen de juiste toegang en artikelen krijgen, op het juiste moment. In dit artikel gaan we dieper in op wat dit precies inhoudt.


Belang van accreditatie

Wanneer het goed wordt uitgevoerd, helpt een zorgvuldig accreditatiebeleid je met:

  • Toegangscontrole;

  • Beveiliging;

  • Beheer van mensenmassa's;

  • Veiligheid;

  • Beheer van middelen.


Soorten accreditatie voor evenementen

Soorten accreditatie voor evenementen


Toegang

Kort gezegd is toegangsaccreditatie een manier om de toegang tot een evenement te beheren, zodat alleen mensen met de juiste autorisatie bepaalde zones kunnen betreden die niet toegankelijk zijn voor het gewone publiek.


Deze vorm van accreditatie omvat vaak de uitgifte van polsbandjes, badges of tickets. Het geeft niet alleen aan dat iemand het recht heeft om het evenement bij te wonen, maar ook dat hij of zij toegang heeft tot bepaalde gebieden of activiteiten binnen het evenement die niet toegankelijk zijn voor het gewone publiek. We noemen dit 'Access Zones'. Een voorbeeld ter verduidelijking: Op een festivalterrein heb je een gebied speciaal voor artiesten. Laten we het de Artist Village noemen. Je wilt dat alleen artiesten toegang hebben tot dat gebied, net als backstage crew, tourmanagers, de cateraar, enz. Toegang tot het Artist Village zou een accreditatie zijn voor deze mensen. Je wilt niet dat willekeurige gasten daar als groupies gaan lopen rondstruinen. Daarom krijgen zij dan ook geen Artist Village accreditatie toegewezen.


Werken met toegangszones komt de veiligheid van je evenement enorm ten goede. Als organisator bepaal je precies wie waar mag rondlopen. Iedereen kan precies gaan en staan waar hij moet zijn, maar alleen daar.


Toegangsaccreditatie is een van de belangrijkste vormen van accreditatie. Sommige organisaties laten het hierbij, maar de mogelijkheden zijn legio.


Catering accreditatie

Catering accreditatie is een ander fundamenteel aspect van het organiseren van een evenement. De vorm van accreditatie omvat met name goede planning om ervoor te zorgen dat iedereen op je evenement goed te eten krijgt en tevreden blijft. We weten allemaal dat een goed gevoede crew een tevreden crew is. Met catering accreditatie kun je je ook richten op vip-gasten en hun een selectie hapjes en drankjes aanbieden om hun beleving te verbeteren. Dit biedt ook de mogelijkheid om informatie te verzamelen over dieetvoorkeuren, zodat je een meer persoonlijke en passende cateringservice kunt bieden.


Een belangrijk voordeel van catering accreditatie vooraf is minder afval tijdens het evenement. Door van tevoren te weten wie er komt en wie er maaltijden nodig heeft, kun je het cateringproces stroomlijnen, onnodige verspilling minimaliseren en je middelen optimaal inzetten. Minder verspilling maakt je evenementen bovendien duurzamer.


Parkeertickets en logistiek

Parkeeraccreditatie is een andere cruciale factor bij het plannen van evenementen, hierbij staan het gemak en de logistiek van het vervoer van de bezoekers centraal. Zorgen voor een soepel en georganiseerd parkeerproces draagt aanzienlijk bij aan het algehele succes van een evenement. Deze accreditatie omvat het strategisch beheren van parkeerplaatsen en het voorzien in aangewezen gebieden voor verschillende groepen zoals VIP's, personeel en gewone bezoekers.


Door parkeeraccreditatie van tevoren te implementeren, kunnen organisatoren van evenementen anticiperen op het aantal voertuigen en efficiënt parkeerplaatsen toewijzen, waardoor files worden geminimaliseerd en de aankomst- en vertrektijd voor alle deelnemers wordt gestroomlijnd. Deze proactieve aanpak verbetert niet alleen de algehele doorstroming van het evenement, maar draagt ook bij aan een positieve en stressvrije beleving voor bezoekers.

Wist je dat je ook parkeerkaarten naar je gasten kunt sturen via onze integratie met In2event? Zo weet je precies hoeveel auto's je kunt verwachten!


Kleding en apparatuur

Bij veel evenementen draagt de crew shirts met een merknaam of een uniform. Vaak zijn er verschillende soorten kleding om de verschillende soorten crewleden van elkaar te onderscheiden. Zo kun je het personeel gemakkelijk identificeren en aansturen tijdens het opbouwen, afbreken en tijdens het evenement. Maar wie krijgt welk shirt? En hoeveel? Welke maten? Door dit van tevoren te regelen, verloopt het uitdelen van deze outfits snel en soepel en kan iedereen meteen aan de slag.


Daarnaast speelt accreditatie van apparatuur een cruciale rol in de logistiek van evenementen. Of het nu gaat om geluid- en lichtteams, technische ondersteuning of podiummanagement, het is van het grootste belang dat je ervoor zorgt dat de juiste personen toegang hebben tot de benodigde apparatuur. Met accreditatiesystemen kun je allerlei soorten apparatuur registreren. Bijhouden wie wat heeft en wanneer het is teruggebracht. Door je inventaris zo te beheren voorkom je niet alleen verlies van apparatuur, maar stroomlijn je ook de workflow, wat bijdraagt aan de algehele efficiëntie van het evenement.


Efficiënt accreditatiebeleid

Efficiënt accreditatiebeleid


Bij het organiseren van evenementen kan het belang van een goed uitgevoerde accreditatie managementstrategie niet genoeg worden benadrukt. Accreditatie is meer dan een zorgvuldige planning; het is de basis waarop de hele beleving van een evenement rust.


Gebruik tools

Het gebruik van efficiënte hulpmiddelen, zoals een softwareplatform zoals In2event, is belangrijk bij het naadloos beheren van accreditaties voor evenementen. Met ons platform kun je alle benodigde artikelen van tevoren toevoegen, toewijzen aan personen of zelf aanvragen door deelnemers mogelijk maken, waardoor het accreditatieproces wordt gestroomlijnd. Door deze procedures te automatiseren werk je niet alleen efficiënter, maar bespaar je ook kostbare tijd.


Naast software is het van cruciaal belang om tools voor toegangsaccreditatie in je evenement op te nemen. Polsbandjes of badges spelen hierbij een belangrijke rol, omdat ze in één oogopslag informatie geven over toegangszones en iemands rechten. Dit is vooral handig voor beveiligingspersoneel bij ingangen. Een andere optie is het plaatsen van draaihekken bij verschillende ingangspunten. Door gebruik te maken van een QR-code op een polsbandje of badge kunnen mensen zich door het evenement bewegen via een zelfcontrolesysteem, wat de algemene toegankelijkheid en het gemak van het evenement verbetert.

Wist je dat je speciale gasten tickets kunt maken binnen de instellingen van je evenement in ons dashboard? Zo kun je eenvoudig bijhouden wie je hebt uitgenodigd en wie een betalende en wie een 'gratis' gast is.


Tools combineren en synchroniseren

Als één tool gebruiken goed is, dan is twee tools gebruiken al helemaal geweldig! De synergie tussen Eventix en In2event benutten blijkt een echte game-changer te zijn. Het vermindert de werkdruk aanzienlijk en verbetert de algehele slagvaardigheid van je organisatie. De bestaande API maakt een naadloze integratie van Eventix-tickets in het In2event-platform mogelijk, en vergroot het gebruiksgemak en de functionaliteit van accreditatiebeheer.


De meeste gasten hebben niks backstage te zoeken. Ze hebben slechts een algemene toegangsaccreditatie. Dankzij de integratie tussen In2event en Eventix is het mogelijk om gastenlijsten te maken in In2event, ze uit te nodigen via het platform, maar Eventix-tickets aan hun briefing te koppelen. Zo kunnen ze het evenement betreden via de hoofdingang, in plaats van via een crewingang.

Wist je dat je, als je de integratie met In2event in onze App Library hebt ingesteld, Eventix-tickets ook via In2event kunt versturen? Iedereen die een uitnodiging ontvangt, verschijnt aan de toegang met een ticket van Eventix, zodat je niet met verschillende scanapparaten hoeft te gaan zeulen. Alle geldige toegangstickets kunnen worden gescand door de scanners van Eventix en zo weet je precies hoeveel mensen (en wie precies) je op dat moment op locatie hebt!


Alles draait om voorbereiding

Een grondige voorbereiding voor accreditatiebeheer is de sleutel tot een soepel verloop van het evenement. Neem de tijd om alles goed te regelen, want als je later tijdens het evenement moet gaan bijsturen, kost dat aanzienlijk meer moeite dan wanneer je van tevoren even de tijd neemt om alles goed te plannen.


Het is cruciaal om goed na te denken over welke artikelen je wilt accrediteren, hoe je ze categoriseert en wat de limieten zijn voor elk specifiek artikel. Door deze aspecten van tevoren te overdenken, leg je een solide basis voor een gestroomlijnd accreditatieproces. Dit maakt niet alleen de registratie van deelnemers een stuk eenvoudiger, maar minimaliseert ook mogelijke complicaties tijdens het evenement, iets wat de beleving voor zowel organisatoren als bezoekers aanzienlijk verbetert.

Tijd en aandacht investeren in de beginfase betaalt zich later uit in een succesvol en soepel lopend evenement.


Fouten om te vermijden

Fouten om te vermijden


Hieronder een paar veelgemaakte fouten bij het accrediteren van evenementen die je beter kunt vermijden als je het hele proces soepel en efficiënt wilt laten verlopen.


Geen technische integratie

Misschien wel de belangrijkste; een gebrek aan technische integratie leidt tot handmatige fouten en vertragingen. Het implementeren van een platform kan de efficiëntie verbeteren, real-time gegevens leveren en het hele accreditatieproces stroomlijnen.


Geen wachtrij management

Wachtrij management is een ander belangrijk aspect dat zeker niet over het hoofd gezien mag worden. Een snel en goed georganiseerd systeem is cruciaal en het is van belang om de inchecklocaties daarop af te stemmen. De entree bepaalt de eerste indruk van de bezoekers, dus het is cruciaal dat die positief is. Zorg voor voldoende balies en personeel om lange rijen en wachttijden te voorkomen.


Niet flexibel zijn 

Flexibiliteit is essentieel bij evenement accreditatie. Wees voorbereid op onverwachte dingen, zoals een bedrijf dat een andere medewerker stuurt, een verandering in de maat van een overhemd of het niet doorgeven van dieetvoorkeuren. Dit soort zaken moet kunnen worden aangepast zonder chaos te veroorzaken. Daarom is het trainen van het personeel aan de balies om goed met dergelijke situaties om te kunnen gaan minstens zo belangrijk.

Accreditatiebeheer op logistieke basis

Accreditatiebeheer op logistieke basis bij Paaspop


Voor een interessant voorbeeld van complex accreditatiebeleid spraken we met Bart van de Klundert. De IT-manager bij This Is Live Group beheert onder andere de accreditatie-instellingen voor Paaspop. Laten we eens kijken hoe zij accreditatiebeleid optimaal gebruiken.


Het accreditatieproces voor Paaspop is nauw verweven met verschillende bezoekersgroepen en de logistieke stromen die daaruit voortvloeien. Ze hebben specifieke incheckpunten voor de noordelijke ingang, de zuidelijke ingang en de ingang van de camping om bezoekers efficiënt te kunnen gidsen op basis van hun vertrekplaats.


De bezoekers van Paaspop komen uit verschillende delen van het land en gezien de locatie is dat logistiek gezien een hele uitdaging. Door aan iedereen accreditaties voor Noord en Zuid toe te wijzen, beginnen ze al vroeg met het beheren van de logistiek. Als iemand bij de noordelijke ingang moet inchecken, krijgt hij ook een noordelijke parkeerkaart en worden al zijn maaltijden geserveerd bij de noordelijke cateringstands. Door de inchecklocatie aan deze andere faciliteiten te koppelen, wordt de te lopen afstand verkleind en worden de grote groepen bezoekers opgesplitst.


De accreditatiepunten zijn ook verdeeld op basis van de aard van de bezoekersgroepen. De noordelijke ingang is bestemd voor gewone crewleden, terwijl de zuidelijke is gereserveerd voor artiesten en gasten, en het kampeerterrein is voor crewleden die alleen op de camping werken. Deze zorgvuldige verdeling is nodig vanwege de grootte van de locatie en is gericht op crowd management om verkeersstromen en opstoppingen bij de balies in goede banen te leiden.


Geleerde lessen

Na zoveel succesvolle edities van Paaspop staat een ding vast voor de organisatie: er zijn altijd last-minute wijzigingen in mensen en hun accreditaties. Om zich hierop voor te bereiden, heeft Paasop een WhatsApp-groep opgezet waar de organisatie contact houdt met incheckbalies en leden van het projectteam. Er zijn duidelijke regels opgesteld over wat er gecommuniceerd moet worden voor een snelle oplossing.


 Binnen het In2event platform maken ze elke dag een productieverzoek aan voor last-minute toevoegingen en nieuwe personen die het festival betreden. Op deze manier wordt alles gemakkelijk gedocumenteerd.


Een andere waardevolle les die Bart wil delen: Zorg ervoor dat iedereen in je team goed op de hoogte is van het platform dat je gebruikt. Iedereen moet weten hoe ze door het systeem moeten navigeren en eenvoudige problemen zelf kunnen oplossen.


Samengevat is een goed gedocumenteerd en gestructureerd accreditatiesysteem essentieel voor een soepel verloop van Paaspop.

Conclusie

Conclusie


Tot slot, onze handleiding evenement accreditatie: een goede evenement accreditatie is een kunst op zich, waarbij zaken als een zorgvuldige planning, strategische uitvoering en effectief gebruik van hulpmiddelen samenkomen. Of het nu gaat om het beheren van toegang, catering, parkeren of de logistiek van de crew, elk element draagt bij aan een soepel en onvergetelijk evenement. Zoals Paaspop laat zien, een goed georganiseerd accreditatiesysteem is de sleutel tot een soepel verloop van elk evenement, waarbij zowel de organisatoren, het personeel als de bezoekers een onvergetelijke ervaring hebben.


Mocht je nog vragen hebben, aarzel dan niet om een afspraak te maken met het Customer Support team van In2event. We nemen alles nog eens rustig met je door en staan klaar voor al je vragen.

Gerelateerde hulpbronnen

Start direct

Meer dan 10,000 organisatoren maken gebruik van Eventix

De innovatieve ticketingoplossingen van Eventix sluiten perfect aan bij onze visie van het festival. Wij zijn erg enthousiast om samen nog meer onvergetelijke ervaringen aan onze festivalgangers te bieden.

Jan-Willem van de Ven, ADE

Het is de flexibiliteit die ze hebben om dingen te bouwen die er nog niet zijn en altijd te zoeken naar wat verbeterd kan worden, hoe klein het detail ook is. Als iets niet kan worden gedaan, zal Eventix het gewoon zelf bouwen.

Bert de Rooij, Dekmantel

Eventix heeft er voor gezorgd dat we al onze evenementen vanuit verschillende bedrijven kunnen organiseren en dat de juiste financiële stromen per bedrijf goed worden afgehandeld.

Loyce Peijnenburg, Paaspop

De voordelen voor ons zijn dat we onze trouwe gasten een betrouwbaar systeem bieden waar de verkoop eerlijk en duidelijk is, en onze bezoekers niet het gevoel hebben dat ze worstelen tegen een tweedehands markt.

Koene Hijlkema, Woodstock '69