Het organiseren van een evenement begint met het opstellen van een projectplan en een budget. Het projectplan beschrijft alle essentiële aspecten van het evenement, zoals locatie, capaciteit, muziekgenre of programma, doelpubliek, beveiliging, enz. Het projectplan is het belangrijkste document voor de benodigde vergunningen en toestemmingen van de betrokken overheidsinstellingen om het evenement te organiseren. Het budget maakt vaak deel uit van het projectplan. Het vertaalt je operationele plannen, beschreven in het projectplan, naar een financiële begroting en raming.
In de begroting maak je meestal onderscheid tussen de onderstaande kostencategorieën en of het hier een vaste en variabele kostenpost betreft.
Projectgroepkosten - Vast
Dit zijn voornamelijk de loonkosten van zzp'ers die door de organisator worden ingehuurd voor een specifieke dienstverlening. Ze kunnen zowel in de voorbereiding als op locatie werken. Beschouw dit als een soort verlengde van je vaste werknemers.
Stel dat een bepaalde eenheid, zoals de productiecrew, moet worden ingehuurd voor specifieke werkzaamheden tijdens het evenement (opbouw, assisteren van personeel, enz.). In dat geval worden deze arbeidskosten opgenomen en begroot in het relevante subbudget, namelijk productie.
Locatiekosten - Gedeeltelijk vast
De huur van de locatie, inclusief alle benodigde faciliteiten en vergunningen, neemt een flinke hap uit het budget. Het is essentieel om van tevoren duidelijke afspraken te maken over wat wel en niet is inbegrepen bij de huur van de locatie. Locatiekosten voor grote evenementen kunnen ook variabel zijn (afhankelijk van de gemaakte overeenkomst).
Alle kosten voor de gemeentelijke vergunningen, inclusief (indien vereist) milieueffectrapportages, vallen onder vaste kosten.
Beveiliging en EHBO
Pas als de gemeente een vergunning heeft afgegeven, kun je beginnen met een raming van de totale kosten voor beveiliging & EHBO. De locatie, het soort evenement en de duur, maar vooral het aantal bezoekers, bepalen hoeveel beveiliging & EHBO je nodig hebt op het evenement. Denk hierbij aan beveiligers, eerstehulpposten, drinkwatervoorziening, etc.
De gemeente zal strikte richtlijnen hanteren die je in acht moet nemen bij het maken van plannen met de dienstverleners op het gebied van beveiliging en EHBO.
Podium- en facilitaire productiekosten - Gedeeltelijk variabel
Dit omvat zowel logistieke productieonderdelen zoals hekken en toegangswegen, parkeren en vervoer, als podiumproductie, inclusief licht en geluid. Het decor van het evenemententerrein valt ook onder deze categorie.
Het decor is het enige onderdeel dat als gedeeltelijk variabel kan worden beschouwd, omdat je in veel gevallen de locatie zo kunt aankleden als je zelf wilt.
Artiesten en entertainment - Gedeeltelijk variabel
De kosten voor het boeken van artiesten, inclusief hun benodigdheden en transport, kunnen flink oplopen en moeten al in een vroeg stadium in het budget worden opgenomen. We beschouwen deze kosten als gedeeltelijk variabel, omdat je je evenement kunt lanceren zonder de volledige line-up bekend te maken. Op basis van het succes van de vroege ticketverkoop kun je de kosten verhogen of verlagen.
Marketingkosten - Variabel
Dit zijn de kosten van online en offline marketingadvertenties om het gewenste publiek naar het evenement te trekken. Het belang van marketing kan niet vaak genoeg onderstreept worden. Als organisator werk je aan het beoogde concept, de inhoud en het merk dat je voor ogen hebt. Richt je je op specifieke muziek? Is een van de blikvangers je decor, of je creatieve programma en productie? Er zijn zoveel evenementen en bezoekers zijn op zoek naar een unieke ervaring. Het is dus essentieel dat je evenement zich onderscheidt en dat de bezoeker ziet wat je te bieden hebt.
Bij onlinemarketing kun je gemakkelijk de advertentie-uitgaven per verkocht ticket bijhouden, daarom adviseren we ook om te beginnen met onlinemarketing, om verschillende publieksgroepen en advertenties te testen.
Je kunt offline marketing aan de mix toevoegen als je campagnes online zijn getest en goed lopen. Offline marketing is doorgaans moeilijker te volgen en dus riskanter. We beschouwen deze kosten als variabel omdat je dit budget na verloop van tijd gemakkelijk kunt verhogen of verlagen.
Eten & drinken (F&B) - Variabel
Op grote evenementen heb je al snel tientallen bars en dus een hoop onkosten. Denk aan pagodetenten, de bars, de uitgiftehardware, enzovoort. Deze hardwarekosten zijn relatief hoog. Daarom kan het de moeite waard zijn om exclusieve 'distributierechten' aan te bieden aan je leverancier (als je evenement groot genoeg is). Denk aan leveranciers als Swinkels, Heineken, Inbev, etc.
Samenwerken met deze partijen betekent dat ze exclusieve rechten krijgen op het evenement, zowel voor alcoholische als non-alcoholische dranken. Je kunt altijd afspraken maken over uitzonderingen. Afspraken zoals:
Provisie voor de organisator
Prijs per hectoliter (hoe lager de prijs, hoe aantrekkelijker voor de bezoeker)
Afspraken over hardware: De hardwareleveranciers nemen vaak zelf de kosten op zich.
Onvoorziene kosten
Vaak zijn er deelbudgetten, zoals variabele budgetten, die een marge nodig hebben voor onvoorziene kosten. De vuistregel is dat alle variabele budgetten een individuele marge moeten hebben: ~10% voor variabele categorieën, ~5% voor vaste categorieën, en een algemeen onvoorzien budget van ~5%.
Budgetten die redelijk onvoorspelbaar en variabel zijn, hebben veel meer kans op onvoorziene kosten. Als het bijvoorbeeld veel regent en je hebt houtchips nodig om de plassen water weg te krijgen of om te voorkomen dat alles een modderboel wordt, kan dat onvoorziene kosten toevoegen aan de productiekosten.
Overigens hebben deze kostencategorieën meer betrekking op festivalorganisatoren. De budgetten voor indoor clubavonden zullen er heel anders uitzien, vooral omdat je minder productiekosten hebt en de inkomsten van de bar vaak geheel of gedeeltelijk gereserveerd zijn voor de zaaleigenaar.
Voor elke kostencategorie kun je de kosten per bezoeker berekenen door de totale kosten van die post te delen door het aantal bezoekers. Dit geeft je een specifiek bedrag per bezoeker voor elke post. Als je alle kostenposten bij elkaar optelt en het totaal deelt door het aantal (verwachte) bezoekers, krijg je de gemiddelde kosten per bezoeker.
Het berekenen van de gemiddelde kosten per bezoeker is essentieel voor het vaststellen van de ticketprijs. Door de totale kosten per bezoeker te vergelijken met de verwachte inkomsten, kun je een ticketprijs vaststellen die de kosten dekt en winst genereert (of in ieder geval zorgt voor een gezond financieel evenwicht). Zo voorkom je verliezen en zorg je ervoor dat het evenement rendabel blijft.
Het kost meestal meerdere ramingen om tot een definitief budget te komen. Jij en je team die de koppen voor de zoveelste keer bij elkaar steken en het project en de productieplannen nog eens onder de loep nemen. Prioriteiten stellen en snijden in de kosten waar mogelijk, totdat je een budget hebt met een redelijke en realistische ticketprijs, zodat je onder aan de streep wellicht nog wat winst maakt.
Download deze template als je hulp nodig hebt bij het begroten van je evenement.
Opmerking: De template gaat ervan uit dat je consumptiemunten gebruikt voor je festival. Gebruik je contant geld of betaalsystemen zonder contant geld? Voer dan in plaats daarvan de verwachte omzet voor eten en drinken in het veld 'Omzet per consumptietype' in.
