Als je deze handleiding leest, heb je waarschijnlijk een Eventix koffer ontvangen met alles wat je nodig hebt voor een succesvol evenement.

Let’s get started!

Step 1: Inhoud controleren

1. Check wat je hebt ontvangen en of het klopt met wat er besteld is (scanners, kabels, adapters, Ankers, powerbanks).

2. De koffer bevat altijd twee ankers en half zoveel powerbanks als scanners!

3. Neem contact op met het Eventix Onsite Team als er iets mist!

4. Neem ook direct contact op met het Eventix Onsite Team als je problemen ervaart met de scanapparatuur (trage apparatuur, bugs, crashes, etc.).

Step 2: Opstart

1. Scanner aanzetten

1. Check altijd het 4G- en cellular icoontje rechtsboven in het scherm om de internetverbinding te controleren. Het duurt soms enkele minuten voordat de internetverbinding tot stand wordt gebracht.

2. Het toestel is ook te verbinden met een lokaal wifi-netwerk via de instellingen.

3. Om in de instellingen te komen verbind je de puntjes in de vorm van een “C”

2. Open de Eventix scan application

• De groene applicatie met het Eventix logo .

3. Log in op de scanners om jouw tickets in te laden

1. Zorg dat je ingelogd bent in het Eventix dashboard.

2. Selecteer het 'Entreemanagement' tabblad.

3. Klik op "Scannerlogins".

4. Selecteer het evenement waarvoor je tickets wilt scannen.

5. Laad de database in de scanner door in te loggen met de gegeven QR-code of gebruikersnaam en wachtwoord.

Step 3: Start met scannen!

De Eventix scan app geeft een real-time overzicht van hoeveel tickets er gescand zijn. Hiermee kan je precies bijhouden hoeveel bezoekers er zijn en hoeveel er nou zouden moeten komen. (Neem contact op met het Eventix Onsite Team als deze functie niet gewenst is)

Geen zorgen! Onze scanners blijven werken, ook als de internetverbinding wegvalt. Zodra de verbinding weer tot stand komt zal de applicatie automatisch weer synchroniseren met het dashboard.

Step 4: Klaar met tickets scannen?

1. Log uit.

1. Log de Eventix app uit.

2. Zet de scanner uit.

3. Controleer of alles compleet is (scanners, kabels, powerbanks, Ankers, adapters).

4. Moet je de apparatuur per post terugsturen? Dan zit er een retouretiket in de koffer. Meer informatie over retourneren vind je aan het einde van deze handleiding.

Zorg dat je alles inpakt op de manier zoals het ontvangen is. Zo blijft alles netjes en heel!

Tips voor een soepel verloop!

1. Scan tips

• Tik op het scherm om te herkalibreren, geef dit soms wat tijd!

• Door reflectie in het scherm kan het scannen soms lastig zijn, zorg dat er geen fel licht in het scherm van de bezoeker valt.

• Een fel scherm werkt beter voor het scannen, maar niet te fel!

• Vraag de bezoekers om hun telefoon stil te houden. .

• Vraag de bezoeker om een klein beetje in te zoomen op de QR-code.

• De juiste afstand tussen de scanner en de QR-code is ongeveer 15 centimeter.

2. Instructies voor scan personeel

We raden aan om het scan personeel te briefen met de volgende instructies:

• Verlaat nooit je plek zonder dit aan te geven bij de entree coördinator .

• Steek je hand op als er wat mis is.

• Check altijd het ticket van de bezoeker voordat je je hand opsteekt. Het kan zijn dat ze het verkeerde ticket laten zien (bijvoorbeeld een ticket van een ander evenement,een kluisje, vorige editie, etc.).

• Het kan zijn dat scanners toegewezen worden aan specifieke entree poorten. Niet alle scanners scannen dus alle tickets, ruil de scanners niet onderling om.

• Niet hangen/zitten op de hekken bij entree.

• Laat de scanner bij de entree manager voor dat je naar het toilet gaat.

3. Entrance Buddy

De Entrance Buddy is een online tool die gebruikt kan worden door entree managers als ze geen toegang mogen hebben tot het Eventix dashboard van de organisatie. Het is een versimpelde versie van het dashboard met alleen de relevante informatie voor de entree manager. De tool geeft inzicht in het aantal gescande tickets. Het is ook mogelijk om orders op te zoeken.

1. De organisatie kan inloggen om vervolgens een speciale link te kunnen genereren.

2. De entree manager kan deze link gebruiken om toegang te krijgen in de Entrance Buddy applicatie.

4. Internet

Alle telefoons (scanners) zijn voorzien van een simkaart, waardoor deze verbonden zijn met het 4G-netwerk. Voordat de scanners het kantoor verlaten, checken we altijd of dit werkt. Als de internetverbinding om wat voor reden ook toch niet werkt, dan kun je de volgende drie opties volgen;

1. Geef het nummer achter op de scanner door aan het Eventix Onsite Team. Het kan zijn dat de simkaart gedeactiveerd is, omdat het te veel data heeft gebruikt. Na het activeren van de simkaart moet de scanner opnieuw opgestart worden.

2. Het symbool voor mobiele data kan uitgezet zijn. Dit kan simpelweg weer aangezet worden door het weer aan te tikken. (veeg vanuit boven het scherm naar beneden om dit kunnen doen)

3. Verbind de scanner met een wifi-netwerk of persoonlijke hotspot als geen van de bovenstaande oplossingen werken. Om in de instellingen te komen gebruik je het wachtwoord in de vorm van een "C" of "3214789".
   
   

5. Scan meldingen

• Groen scherm = De bezoeker heeft een geldig ticket en mag naar binnen op het evenement.

• Rood scherm, Ticket already scanned x seconds/minutes/hours ago = Het ticket is al gescand door een andere scanner, vraag om een ander ticket.

• Rood scherm, Ticket already scanned x seconds/minutes/hours ago by this scanner = Het ticket is al gescand door de huidige scanner. Let op: het kan zijn dat er twee scanacties achter elkaar uitgevoerd zijn zonder het groene scherm gezien te hebben.

• Rood scherm, Ticket invalid = De gast laat een verkeerd ticket zien of staan in de verkeerde rij. Het ticket staat in de database, maar kan niet gescand worden door de huidige scanner. Check het ticket type!

• Rood scherm, Ticket not found = Dit ticket kan niet gevonden worden in de database.

• Rood scherm, Ticket is swapped = Dit ticket is verkocht op ticketswap.

Inleveren van apparatuur

1. Zorg dat je alles inpakt op de manier zoals het ontvangen is. Zo blijft alles netjes en heel.

2. In de koffer zitten twee tie wraps en een retouretiket. Plak het label op de koffer en sluit de koffer af met de bijgeleverde tie wraps. Laat het ons weten als er iets ontbreekt.

3. We willen je erop wijzen dat de koffer binnen twee werkdagen na de laatste dag van het evenement moet worden ingeleverd bij een UPS punt.

Questions

Aarzel niet om contact op te nemen met het Eventix Onsite Team als er problemen ontstaan tijdens het opstarten of scannen van tickets.

Senior Onsite Operations Manager
Robbert Siereveld
+31 6 30 10 60 53

Onsite Operations Manager
Jaïro Scope
+31 6 29 00 15 54

Eventix
+31(0)85 888 3007