13 augustus 2020 Marketing 6 min

Hoe werf je succesvol sponsoren voor je evenement?

Tjeerd Leendertse

In deze blog lees je:

  • Waarom sponsoring helpt het maximale uit je evenement te halen.
  • Welke waarde jij met je evenement voor sponsoren hebt.
  • De fases en de verschillende stappen die je doorloopt bij het succesvol werven van sponsoren voor je evenement.

Sponsoren kunnen je helpen om meer uit je evenement te halen. Door sponsoren heb je meer budget beschikbaar om in je evenement te investeren. Grote voordeel: je hoeft dit extra budget niet naar je bezoekers door te rekenen. Maar hoe overtuig je potentiële sponsoren?

1. Welke waarde heeft jouw evenement potentiële sponsoren te bieden?

Voordat je op zoek gaat naar potentiële sponsoren is het belangrijk om te bepalen welke waarde jij en jouw evenement voor potentiële sponsoren te bieden heeft.

Het sleutelwoord in de waarde die je te bieden hebt is data en in het bijzonder bezoekersdata.

Je bezoekersdata downloaden als Excel-bestand? Lees de handleiding!

Bezoekersdata is informatie over je bezoekers en bevat leeftijd, geslacht en andere demografische gegevens. Deze data delen bezoekers met je op het moment dat ze een ticket voor je evenement kopen.

Waarom is dit belangrijk?

Bedrijven, jouw potentiële sponsoren, hebben doelen die ze nastreven. De belangrijkste is uiteraard: zoveel mogelijk omzet genereren. Om dit te bereiken is een bedrijf afhankelijk van de doelgroep waarbij de kans het grootst is dat hun product of service aangeschaft wordt en dát is waar bezoekersdata om de hoek komt kijken. Je kunt van die bezoekersdata namelijk verschillende doelgroepen maken.


2. De spannende speurtocht naar sponsoren.

Maak een lijst met potentiële sponsoren.

Internet is in deze fase je beste vriend. Ga op zoek naar bedrijven die in de buurt van de locatie van je evenement liggen. Als je bijvoorbeeld een buurtfeest in een Eindhovense wijk organiseert, heeft het weinig zin om te zoeken naar bedrijven in de buurt van Groningen. De kans is groot dat Eindhovense ondernemers eerder geneigd zijn om je evenement financieel te ondersteunen.

Bekijk de social media van potentiële sponsoren.

Ga op zoek naar de missie, visie en bedrijfsdoelen van potentiële sponsoren. Dit kan door de verschillende social media van bedrijven te bekijken. Bezoek de websites, bekijk de bedrijfspagina’s en stel jezelf de vragen:

  • Wat is het karakter van dit bedrijf?
  • Hoe gedragen ze zich op social media?
  • En de belangrijkste: zijn er raakvlakken met jouw evenement en deze potentiële sponsoren? Vallen de bezoekers in de doelgroep(en) van potentiële sponsoren?

Als er veel raakvlakken zijn is de kans groter dat een bedrijf jouw evenement wilt sponsoren.

Ontmoet de persoon die knopen doorhakt.

De volgende stap is het achterhalen van wie de beslissingen binnen het bedrijf neemt. Het kan namelijk voorkomen dat een eerste mail naar een bedrijf wordt beantwoord door iemand die niet de beslissingen neemt, bijvoorbeeld een administratief medewerker. Zorg ervoor dat je direct contact hebt met degene die de beslissingen maakt.

EVENTIX TIP: ‘’Gesponsord door..’’

Als je wilt weten of een bedrijf eerder een evenement heeft gesponsord, kun je zoeken op ‘’gesponsord door [bedrijf]’’. Wanneer een bedrijf eerder sponsor van een evenement is geweest, weet je in ieder geval dat het bedrijf eerder een evenement heeft willen sponsoren.

Ga in gesprek en speur naar de mogelijkheden die jullie elkaar kunnen bieden.

Met de kennis over (potentiële) sponsoren in de broekzak ga je het gesprek aan. In dit gesprek maak je kennis met elkaar, luister je naar elkaars verhaal en speur je naar mogelijkheden om elkaar verder te helpen.


3.Van speurtocht naar brochure.

Nadat je de spannende speurtocht hebt afgerond heb je een lijst met sponsoren die bereid zijn je evenement te sponsoren. De volgende stap is het aanbieden van een sponsorbrochure.

EVENTIX TIP: Ordenen van sponsoren

In de verzamelde lijst sponsoren zitten bedrijven van verschillende groottes, budgetten en bereidheid om te sponsoren. Als je dit in kaart brengt, bijvoorbeeld door verschillende sponsoren te rangschikken op ‘bereidheid om te sponsoren’ kun je de sponsoren in verschillende groepen ordenen. Door dit te ordenen kun je in je sponsorbrochure sponsorpakketten op maat aanbieden.

De doelstellingen en verwachtingen.

Maak een overzicht van de doelstellingen en verwachtingen. Voeg criteria en randvoorwaarden toe die nodig zijn om die doelstellingen en verwachtingen met succes te behalen. Door de doelstellingen en verwachtingen van de potentiële sponsor te benoemen geef je aan dat je de doelstellingen van het bedrijf serieus neemt.

EVENTIX TIP: Benoem behaalde resultaten

Als je eerder aan sponsorwerving hebt gedaan kun je de resultaten, zoals het aantal bezoekers en omzet van je evenement, van die editie(s) meenemen in de doelstellingen en verwachtingen. Voor sponsoren (en bedrijven an sich) is er één cruciale vraag: ‘’Wat levert het me onder de streep op?’’

Als je kunt laten zien dat de resultaten van voorgaande jaren positief zijn, heb je een extra argument om potentiële sponsoren over de streep te trekken.

Wat heb je te bieden?

Maak een overzicht van wat je te bieden hebt, welke vormen van sponsoring er zijn en op welke manieren sponsoren een bijdrage kunnen leveren. Focus je op meerdere ‘sponsorpakketten’, hiermee vergroot je het aanbod. Het aanbieden van meerdere pakketten zorgt ervoor dat sponsoren het pakket kunnen kiezen dat het best bij hun doelstellingen en verwachtingen past. Je kunt je voorstellen dat een bedrijf met veel budget geen zin heeft om te investeren in een klein bannertje op de achtergrond, terwijl dat kleine bannertje voor een kleine ondernemer juist interessant kan zijn.

Spreek af wanneer een sponsor ‘ja’ of ‘nee’ tegen je zegt.

Het werven van sponsoren is een proces en is meestal niet iets wat je tussen een broodje en een koffie regelt. Het is een stappenplan dat aandacht nodig heeft, maar dat stappenplan is tijdsgebonden. Het is daarom belangrijk dat je aan de ene kant de sponsor tijd geeft om een antwoord te geven, maar ook om jezelf genoeg ruimte te geven om eventueel op zoek te gaan naar andere sponsoren.

Spreek daarom af wanneer een sponsor jou een antwoord geeft. Het kan voorkomen dat de uiterste datum verstrijkt en dat je geen antwoord hebt. Gooi dan niet de deur dicht, maar vraag of de potentiële sponsor al een keuze heeft gemaakt.

EVENTIX TIP: Strakke sponsorbrochure

Verpak wat je te bieden hebt in een sponsorbrochure dat er gelikt uitziet. Een verfrommeld a’4tje met WordArt in de titel nodigt niet echt uit en is ook niet echt professioneel. Je hebt je sponsoren tenslotte iets waardevols te bieden, waarom zou je dit niet mooi verpakken?

4. Van brochure naar handtekening.

Tijd om de spijkers met koppen te slaan. Maak zakelijke afspraken over het af te nemen pakket en hoe de sponsor je gaat ondersteunen. Deze ondersteuning hoeft niet altijd een financiële sponsoring te zijn, maar kan ook een bijdrage qua eten en drinken zijn. Bijvoorbeeld als een bakker, slager of supermarkt je gaat sponsoren. Neem deze voorwaarden ook mee in het contract.

Door een contract bezegel je de samenwerking en geef je elkaar rechten op zakelijk gebied. Daarmee voorkom je potentieel gesteggel over afspraken die mondeling gemaakt zijn. Daarbij komt dat, wanneer het bedrijf je vaker wilt sponsoren, dat je voorwaarden van een eerdere editie op papier hebt.

Veel succes bij het werven van sponsoren! Heb je een vraag, opmerking of een andere suggestie? Stuur ons een berichtje via de mail of gebruik de chat rechts in je scherm.

Wil je weten hoe je jouw evenement zichtbaar maakt in Google Search?

Lees dan onze blog!
Author image

Tjeerd Leendertse

Content Marketeer

Schrijft over ticketing, beleving en marketing. Gelooft in de kracht van taal en is verliefd op mooie woord(grapp)en Gaat nóg een keer een boek schrijven.