30 januari 2020 Beyond The Stage 10 min

Je eerste evenement organiseren

Andy Greenwood

Voor de eerste keer een evenement opzetten kan overweldigend zijn. Er zijn veel dingen om in overweging te nemen; van artiesten tot catering, van tickets tot vrijwilligers en van decoratie tot promotie. Als ticketer zijn we van mening dat het niet onze taak is om je te vertellen hoe je jouw evenement moet organiseren - dat bepaal jij! Echter, praat ons Customer Success Team iedere dag met beginnende organisatoren. Je zou kunnen stellen dat ze inmiddels wel het één en ander weten over wat er door het hoofd van een beginnende organisator gaat. Daarom vind je hieronder de meest gestelde vragen en antwoorden.

Evenement Organiseren 101

Wat is mijn doelgroep?

Bij het organiseren van je evenement is het verstandig om te bepalen wat je doelgroep is. Maar voordat je dit doet, moet je ervoor zorgen dat je je doel(en) bepaalt. Wil je netwerken faciliteren? Probeer je aandacht te trekken of haal je geld op voor een goed doel? Wil je een geweldig feest organiseren? Zorg ervoor dat jouw doelgroep past bij het type evenement dat je organiseert. Door na te denken over de leeftijd, interesses en sociale activiteiten van je doelgroep, kun je een profiel maken waarmee jij en je team jullie kunnen focussen.

Hoe kies ik een locatie uit?

Het kiezen van de juiste locatie is een belangrijk onderdeel van het organiseren van een succesvol evenement. Naar alle waarschijnlijkheid heb je al een locatie in gedachten, maar past deze locatie wel bij jouw wensen en doelgroep? Is het beschikbaar op de datum die je in gedachten hebt? Sommige locaties zijn alleen tijdens bepaalde periodes van het jaar open, anderen moeten ruim van tevoren worden gereserveerd.

eerste evenement locatie uitzoeken

Er zijn een aantal dingen waar je rekening mee moet houden. Ruimte en toegankelijkheid zijn voor de hand liggende factoren, maar er zijn minder vanzelfsprekende dingen waar je niet zo snel aan denkt. Heb je bijvoorbeeld wifi nodig? Dit is optioneel als je een feest organiseert, maar cruciaal als je een conferentie of gaming evenement organiseert.

Verder is het slim om te controleren of er bepaalde vergunningen zijn die aangevraagd moeten worden - een vergunning voor een strandfeest moet bijvoorbeeld vaak een jaar van tevoren worden aangevraagd.

Vergeet ook niet na te denken over veiligheidsmaatregelen; er zijn allerlei veiligheidsmaatregelen waar je als evenementorganisator rekening mee moet houden. De gemeente vraagt waarschijnlijk om je veiligheidsplan. Hierin moeten een aantal dingen opgenomen worden, zoals bijvoorbeeld nooduitgangen, evacuatieplannen, de stabiliteit van tenten en podia, plannen voor slecht weer, evenals voorzorgsmaatregelen tegen misbruik van alcohol en drugs. Zorg ervoor dat je aan deze dingen denkt terwijl je jouw evenement plant.

Hoe bepaal ik een realistisch budget?

Dit is cruciaal, omdat het voor een groot deel zal bepalen wat je kunt realiseren. De enige manier om je budget écht te begrijpen, is door ervoor te zorgen dat je een duidelijk financieel overzicht hebt. Hierdoor kun je precies zien welk geld je beschikbaar hebt, hoeveel je verwacht uit te geven en hoeveel je hoopt te verdienen.

Er zijn een aantal manieren waarop je jouw beschikbare budget kunt vergroten. Het meest voor de hand liggende is door te zoeken naar sponsoren. Je kunt naar verschillende sponsoren op zoek gaan; lokale sponsors, sponsors gerelateerd aan je sector (zoals een schoenenmerk voor een hardloopevenement) of bedrijfssponsors die kunnen helpen je evenement te activeren. Door sterke sponsorpakketten samen te stellen waar bedrijven daadwerkelijk iets aan hebben, stimuleer je bedrijven om je financieel te steunen.

Een ander manier om meer budget vrij te maken te zorgen is door te controleren of er subsidies, zoals Google Ad Grants, beschikbaar zijn voor het soort evenement dat je organiseert. Als er op je evenement artiesten optreden - of het nu muziek of uitvoerende kunst is - is er mogelijk een subsidie beschikbaar. Een telefoontje naar je gemeente en een snelle zoekopdracht op internet kunnen je al een heel eind helpen met het achterhalen van welke financiële ondersteuning mogelijk beschikbaar is voor jouw evenement.

Ten slotte heb je bij Eventix een bijkomend voordeel: De omzet van je kaartverkoop wordt wekelijks uitbetaald. Deze wekelijkse uitbetalingen zorgen ervoor dat je een constante cashflow hebt, waardoor het mogelijk wordt om, voor je evenement begint, de inkomsten uit je kaartverkoop in het evenement te investeren.

EVENTIX TIP: Haal meer geld op door middel van upselling.

In plaats van alleen een ticket aan te bieden, bied je ook andere producten aan, zoals consumptiemunten, zodat mensen meer geld uitgeven. Deze omzet wordt de week erop ook meegenomen in je uitbetalingen. Door meer opties voor upselling te bieden dan andere kaartverkoopsystemen helpt Eventix om jouw evenement een aanzienlijke boost te geven.

Hoe promoot ik mijn evenement?

Er is geen standaard manier om je evenement te promoten. De aanpak die het beste werkt voor jouw evenement, is afhankelijk van veel factoren, waaronder je doelgroep en wat voor soort (sociale) media ze gebruiken.

Een goede plek om te beginnen is door op Facebook een pagina en evenement aan te maken, zodat mensen het evenement een ‘like’ kunnen geven. Je kunt er vervolgens voor kiezen om het evenement verder te promoten door te adverteren of door unieke content te maken die mensen triggert om het te delen. Een goed voorbeeld hiervan is een teaservideo. Toegegeven, dit is makkelijker als je videomateriaal uit vorige edities hebt, maar het is tóch mogelijk iets neer te zetten.

facebook pixel ads eerste evenement promotie vergelijkbare doelgroepen

De troef achter de hand voor promotie is de Facebook Pixel. Dit kleine stukje code plak je in de ticketshop of andere online uitingen. Een Facebook volgt en ‘meet’ de conversie van (potentiële) bezoekers in de ticketshop. Je kunt deze informatie vervolgens gebruiken om vergelijkbare doelgroepen te maken. Als je hier meer over wilt weten, hebben we een hele serie gewijd aan het optimale gebruik van Facebook Business Manager en in het bijzonder adverteren. Je kunt deze hier vinden.

EVENTIX TIP: Aanbiedingen

Je kunt ook proberen een aantal aanbiedingen te doen, door bijvoorbeeld coupon codes te gebruiken of Early Bird-tickets aan te bieden. Samen met de wekelijkse uitbetalingen kan dit helpen om je cashflow sneller op gang te brengen.

De Eventix Marketplace

Om beginnende organisatoren te ondersteunen, hebben we een platform ontwikkeld: de Eventix Marketplace. Op de Marketplace vind je een lijst van partners op het gebied van productie, marketing en integraties. Elke organisator, die op zoek is naar een partner die zich heeft bewezen in de nationale- en internationale evenementenbranche, hoeft alleen maar de Marketplace te openen en door de lijst met vertrouwde partners en tools te bladeren. Dit is natuurlijk niet alleen handig voor starters; ook veteranen uit de industrie vinden nieuwe en interessante partners om mee samen te werken.

Als je gelijk tickets voor je eerste evenement wilt verkopen

Ga naar ons Dashboard
Author image

Andy Greenwood

Content Marketeer

Is ooit achter de schermen gekropen bij evenementen en wil sindsdien niet meer weg. Heeft een grote passie voor muziek en speelt gitaar in zijn band.