5 maart 2020 Marketing 5 min

Houd je bezoekers op de hoogte over jouw evenement

Yara Bakker

Als evenementenorganisator is het van groot belang om in nauw contact te staan met je bezoekers. Dit niet alleen om alle praktische informatie eenvoudig te kunnen delen, maar ook om het evenement al bij voorbaat te laten leven onder de doelgroep. Zo leidt effectieve online communicatie tot verhoogde engagement en mond-tot-mond reclame én levert het jou als organisator waardevolle informatie op over je publiek. In deze blog behandelen we daarom een aantal handige manieren om je bezoekers op de hoogte te houden.

Wat voor informatie deel ik met mijn publiek?

In de evenementenwereld betreft het merendeel van de communicatie het delen van allerlei nuttige informatie met betrekking tot het evenement. Zo wordt de tijdsindeling van een concert in het Facebook evenement gedeeld, kondigen festivals hun line-up onder luid kabaal aan via social media en wordt de nieuwe plattegrond verspreid door middel van een handige app. In het geval van een onverwachte afzegging worden fans spoedig op de hoogte gebracht met een push-melding, en bezoekers beleven in de aanloop naar het evenement voorpret door elkaar te taggen onder de content van eerdere edities. Ook wedstrijduitslagen worden na afloop van een toernooi onmiddellijk naar de schare trouwe supporters doorgespeeld, die deze vervolgens zelf via hun eigen kanalen delen. Maar ook in het geval van zakelijke evenementen is er baat bij een goed geïnformeerd publiek om het verloop van de dag in goede banen te leiden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een duidelijk vermelde begin- en eindtijd van een lezing of een heldere toelichting over de verwachte voorkennis van het onderwerp bij een workshop.

Wat levert mij dit als organisator op?

Bezoekers nemen je een proactieve houding doorgaans in dank af, maar ze verstrekken je in de daaropvolgende communicatie bovendien gratis en voor niets waardevolle informatie. Deze kennis kan je vervolgens voordelig benutten in de toekomstige promotie van het evenement. Zo zorg je niet alleen dat je bezoekers goed voorbereid op je evenement verschijnen, maar ben je in het vervolg tevens in staat om gerichtere marketing toe te passen en zo je uitgaven te minimaliseren.

Het praktisch nut van regelmatig contact

Door het analyseren van je bezoekersinformatie krijg je onder andere hoogte van de leeftijd en het geslacht van je bezoekers, iets dat goed van pas kan komen in de targeting van toekomstige advertenties. Daarnaast ontvang je na plaatsing van een bericht onmiddellijk feedback in de vorm van likes, shares en comments. Aangezien jouw content via connecties vervolgens ook op een tweede laag timelines verschijnt, genereer je zo automatisch mond-tot-mond reclame voor je evenement. Deze indirecte lezersgroep heeft hoogstwaarschijnlijk veel gemeen met je huidige bezoekers, wat betekent dat er een aanzienlijke kans bestaat dat zij ook interesse zullen hebben in je evenement. Zo draagt effectieve online communicatie op verschillende manieren bij aan de populariteit van een evenement.

Hoe bereik ik mijn publiek?

Maar hoe bereik je je doelgroep, en hoe onderhoud je vervolgens dit contact? Om je verder op weg te helpen hebben we drie doeltreffende manieren voor je op een rijtje gezet.

Img

1. Onderhoud persoonlijk contact door middel van maillijsten

Zoals we eerder al lieten weten, zijn we bij Eventix van mening dat e-mailmarketing een waardevol onderdeel uitmaakt van een campagne. Bijna iedere Nederlander heeft zich wel geabonneerd op één of meerdere maillijsten, en volgens de statistieken van het Nationaal E-mail Onderzoek 2018 heeft maar liefst 72% in het verleden al eens een aankoop gedaan naar aanleiding van een ontvangen mail. Deze aantallen zijn niet niks, zonde dus om geen gebruik te maken van deze kosteloze marketingstrategie!

Stel eenvoudig een direct mailing campagne op

Als gebruiker van Eventix heb je het bovendien ook nog eens extra makkelijk, via het dashboard exporteer je namelijk je bestaande klantenbestand in een handomdraai. Deze data gebruik je vervolgens om een mailinglijst aan te maken in MailChimp; dit is een handige tool waarmee je zonder al te veel moeite een nieuwsbrief opstelt. Zo kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om een van de gratis e-mail templates te gebruiken, waardoor je als verzender enkel nog een pakkende tekst hoeft toe te voegen. Je mailing ziet er dus gelijk professioneel uit, ook als je zelf geen kaas hebt gegeten van grafisch design.

De voordelen van persoonlijk contact

In een mail spreek je je bezoeker persoonlijk aan, wat een aantal voordelen met zich meebrengt. Zo deel je via deze weg gemakkelijk individuele couponcodes, bijvoorbeeld als je je trouwste bezoekers toegang wilt verlenen tot een exclusieve pre-sale of als je korting wilt geven aan een specifieke groep. Pas bij het gebruik van mailinglijsten echter wel op dat je niet te veel mails verstuurt over een korte periode, aangezien je anders snel de interesse van je lezers verliest en de content als spam wordt gezien. Meer weten over het gebruik van direct mailing? Lees dan zeker ook deze blogserie nog eens door.

EVENTIX TIP: Via deze weg kun je upsellen vóór je evenement begint!

Upsellen kan je meer financiële zekerheid geven! Biedt bijvoorbeeld alvast speciale deals aan voor merchandise, drankmunten of alternatieve accommodatie. Het geld staat de daaropvolgende week al op je rekening, zo scheelt dit behoorlijk in het vooraf besteedbare budget.

Img

2. Bereik de massa via Facebook

Het platform waar vaak het eerst aan gedacht wordt bij het opstellen van een communicatiestrategie is toch wel Facebook. Met de grote verscheidenheid aan opties optimaliseer je je online aanwezigheid volledig voor jouw publiek.

Start met het aanmaken van een pagina en evenement

Het begint natuurlijk bij een eigen Facebookpagina, waarmee je gemakkelijk een evenement aanmaakt met daarin alle belangrijke informatie overzichtelijk op een rijtje. Bezoekers zien de geplande datum, begin- en eindtijd samen met een korte beschrijving van het evenement in één oogopslag, en geïnteresseerden krijgen bovendien automatisch een melding zodra hier iets in wijzigt. Als organisator is het daarnaast erg handig om te kunnen zien hoeveel gasten je ongeveer kunt verwachten. Ook kunnen bezoekers zelf hun vrienden uitnodigen, wat het bereik weer ten goede komt.

Link naar je Facebookpagina in je ticketshop

Met al deze voordelen in gedachten hoop je natuurlijk dat zo veel mogelijk bezoekers op je pagina terechtkomen. Een handige tip voor Eventix-gebruikers is daarom het linken van je Facebookpagina in de header van je ticketshop. Zo hoeven ticketkopers alleen maar op de like-knop te drukken als zij graag verder op de hoogte gehouden willen worden van het evenement. Hoe je dit precies instelt, lees je hier.

EVENTIX TIP: In het geval van tracking

Met tracking voeg je speciale links toe aan je berichtgeving, die het mogelijk maken om de conversie te meten. Zette een specifieke post aan tot veel nieuwe aankopen? Dan weet jij gelijk dat die boodschap het goed deed bij je publiek. Handig!

3. Trap de pre-party af met Spotify

Voornamelijk interessant voor concert- en festivalorganisatoren is het gebruik van Spotify om in contact te staan met het publiek voor aanvang en na afloop van het evenement. Spotify is de populairste streamingsdienst van het moment, en met miljoenen actieve gebruikers een interessant platform om een divers publiek te bereiken.

Img

Kom alvast in de stemming met een eigen afspeellijst

De belangrijkste functie in Spotify is natuurlijk het aanmaken van zorgvuldig samengestelde afspeellijsten. Zo creëer je gemakkelijk een afspeellijst met daarin enkel de artiesten die op jouw evenement te vinden zijn. Daarnaast link je in de aankondiging van je line-up via Instagram of een ander platform eenvoudig door naar de muziek van de desbetreffende artiest. Zo stel je nieuwsgierige bezoekers tevreden en zorg je tevens dat kleinere namen meer bereik verkrijgen. Een bijkomend voordeel is dat je als organisator inspeelt op de hype voor je evenement. Bezoekers komen met zo’n afspeellijst sneller in de stemming, iets wat vervolgens terug te zien zal zijn in de verkoopcijfers. Geïnteresseerd geworden in de vele toepassingen van Spotify-afspeellijsten? We besproken het onderwerp eerder al eens uitgebreid in deze blog.

Pak het professioneel aan met een artiestenprofiel

Pak je het liever nog professioneler aan? Start dan een artiestenprofiel. Dit biedt verschillende extra voordelen voor jou als organisator. Zo is er de mogelijkheid om geverifieerd te worden, wat je betrouwbaarder over doet komen. Ook kan je je account tot in de puntjes personaliseren, gedetailleerde data verzamelen over je luisteraars, nieuwe releases van een artiest of muziektour uitlichten op je profiel, informatie over je evenement verspreiden via Songkick en nog veel meer. Hoe dit allemaal in zijn werk gaat, beschrijven we hier.

Wil je meer weten over het stimuleren van interactie met je publiek? Ga dan naar onze

LiveWall Blog
Author image

Yara Bakker

Content Marketeer

Heeft een passie voor schrijven en muziek en streeft ernaar deze te combineren in haar werk. Is het gelukkigst in de zomer op festivals en spaart vinyl.