Het coronavirus en jouw evenement, hoe houd je bezoekers betrokken?

Breng als eerste de gevolgen van de genomen maatregelen in kaart. Vervolgens heb je de keuze om je evenement te verzetten of te annuleren. We begrijpen dat dit een moeilijke keuze is, mocht je advies of hulp nodig hebben kun je ons een berichtje sturen. Wanneer de maatregelen je evenement treffen; beperk de risico’s en zorg dat je relevant blijft. Kijk naar de dag van morgen!

Communiceer duidelijk met je bezoekers

Je bezoekers zullen vragen hebben over je evenement. Je kunt deze vragen voor zijn door je keuze(s) duidelijk met je bezoekers te communiceren. Communiceer via één kanaal, bijvoorbeeld een mail, Facebookpost of landingspagina en verwijs bezoekers met vragen naar dat kanaal. Meer kanalen kunnen voor verwarring zorgen.

We kunnen ons voorstellen dat je vragen hebt. Daarom hebben we twee FAQ’s opgesteld:

1. Voor organisatoren
2. Voor bezoekers

Updates via mail

Als je updates via de mail verstuurt, raden we aan om de belangrijkste informatie op een duidelijke plek te communiceren. Zet deze bijvoorbeeld bovenaan de mail of maak een apart blok met de belangrijkste updates over jouw evenement.

EVENTIX TIP: Controleer je mailcampagnes.

Controleer voor de zekerheid actuele mailcampagnes of deze mails informatie bevatten die niet meer relevant is.

Blijf overleggen met betrokken partijen

De situatie is voor niemand leuk. Ondanks dat is het belangrijk om te blijven overleggen met betrokken partijen en je samen voor te bereiden op verschillende scenario’s. Zorg ervoor dat je gesprekken notuleert en de te nemen stappen duidelijk communiceert. Mail dit stappenplan naar betrokken partijen, telefonisch een plan de campagne maken kan ervoor zorgen dat er ‘ruis op de kabel’ komt. Maak duidelijke afspraken en zorg dat deze eenzijdig en duidelijk zijn voor de betrokken partijen.

Houd je evenement zichtbaar

Door het annuleren of het verzetten van je evenement kan het zijn dat de aandacht voor jouw evenement minder wordt. Maar hoe blijf je alsnog zichtbaar?

• Host een ‘persconferentie’ via Facebook Live over de stand en gang van zaken.
• Laat je bezoekers zien wat je op dit moment meemaakt. Hou ze betrokken bij hoe jij omgaat met het coronavirus.
• Geef je bezoekers ‘iets leuks’. Veel bezoekers zitten thuis, de nieuwsklok slaat alleen maar corona; gezeik over wc-papier, lege supermarkten en fake news. Veel mensen willen van het nieuws vluchten, jij kan ze helpen met de vluchtroute.
• Je kunt je evenement zichtbaar houden door oude filmpjes van een geannuleerde artiest op Facebook te delen. Door content te delen over geboekte artiesten blijf je zichtbaar(der).

Naast Facebook zijn er nog een aantal manieren om je evenement zichtbaar te houden.

Afspeellijst op Spotify

Maak een afspeellijst met platen die op jouw evenement gedraaid hadden kunnen worden. Veel bezoekers zullen thuis zitten. Door een afspeellijst met jouw muziek met ze te delen gaat je evenement toch nog een heel klein beetje door. Promoot en deel deze afspeellijst via Instagram Music; Laat één plaat uit de afspeellijst horen en verwijs naar jouw afspeellijst.

Livestreamen

Een andere mogelijkheid is livestreamen. Afgelopen weekend ging het afgelaste Rampage in België verder op de livestream van Studio Brussel. Een kleine pleister op de wond, maar de stream zorgt ervoor dat je evenement toch relevant blijft. Programma’s die je kunt gebruiken bij livestreamen zijn Facebook, YouTube, Twitch en Dacast.

Doe een oproep aan je bezoekers

Wat we de laatste dagen merken is dat bezoekers over het algemeen begripvol zijn. Je kunt deze empathie verhogen door bezoekers, zoals je eerder hebt gelezen, mee te nemen met ‘jouw verhaal’. Mocht de nood hoog zijn, kun je een oproep voor een donatie doen. Een simpele manier om een doneeractie te beginnen is het delen van een ‘open Tikkie’ waarbij bezoekers zelf een te doneren bedrag kunnen overmaken.

Als je dit als bezoeker van een evenement leest, vergeet de mensen achter het evenement niet. Je kunt ze helpen door het geld dat je op hun evenement uit zou geven apart te leggen, bij de eerstvolgende editie (extra) uit te geven of te doneren.

We wensen je sterkte en wijsheid om keuzes te maken. Als je vragen hebt, advies wilt of gewoon een praatje wilt maken, zijn we te bereiken via de chat of mail.