9 januari 2020 Production 6 min

Heb ik een vergunning nodig voor mijn evenement?

Andy Greenwood

Bij het organiseren van een evenement komen vaak dingen kijken die wat minder spannend zijn, want helaas is het niet altijd rozengeur en maneschijn. Om te garanderen dat je evenement vlekkeloos verloopt is het belangrijk om te controleren of je alle benodigde vergunningen hebt. Een missende vergunning kan namelijk ernstige gevolgen hebben. Maar wanneer heb je een vergunning nodig en wanneer niet? Hoe lang duurt het aanvragen?

Heb ik een vergunning nodig?

Het is belangrijk dat je controleert of je überhaupt een evenementenvergunning nodig hebt. Soms is de melding dat je een klein evenement gaat organiseren al voldoende. Of een melding voldoende is verschilt per gemeente. In de ene gemeente moet je vanaf 250 bezoekers een vergunning aanvragen, bij een andere gemeente al vanaf 100 bezoekers. Ook is het afhankelijk of er live muziek gespeeld wordt en of er straten moeten worden afgesloten. Helaas zijn de gemeentelijke wetgevingen zo uiteenlopend dat we je niet naar één algemene regel kunnen doorverwijzen. Kijk daarom altijd op de website van je gemeente voor de juiste actuele informatie.

Problemen bij het aanvragen van een vergunning

Er zijn allerlei zaken die fout kunnen gaan bij het aanvragen van een vergunning. Om problemen te voorkomen kun je het beste op tijd beginnen met informatie verzamelen over de regelgeving in jouw gemeente. Hoe eerder je weet of je een vergunning nodig hebt, hoe sneller je deze aan kunt vragen.

Het kan namelijk een tijd duren voordat je de vergunning krijgt. Als de vergunningsaanvraag eenmaal bij de gemeente ligt, kan het soms maanden duren voor de vergunning verstrekt wordt. De gemeente kan ervoor kiezen om een risicoanalyse te maken of eventuele maatregelen treffen. In het ergste geval kan het zelfs zijn dat de vergunning niet verstrekt wordt en er opnieuw een aanvraag ingediend moet worden.

Het zou natuurlijk een nachtmerrie zijn als er geen tijd meer is om opnieuw een aanvraag te doen. Dat is precies wat er met de eerste evenementen in het Koelhuis in Eindhoven is gebeurd. De organisatoren hadden al 2000 tickets verkocht voor een evenement dat niet door kon gaan, en moesten een ander feest - waar óók 2000 tickets voor verkocht waren - verplaatsen naar een ander locatie. Het gaat hier dan wel om een horecavergunning, maar het principe blijft hetzelfde. Hoe eerder je je vergunning(en) aanvraagt, hoe meer bewegingsvrijheid je hebt wanneer niet alles volgens plan verloopt. Je kunt natuurlijk ook altijd bij de gemeente navragen hoe lang de verwerking van de aanvraag zal duren. Uit onze ervaring blijkt echter dat je beter ‘op safe’ kunt spelen en op tijd de aanvragen indient bij de gemeente. Dit helpt om de extra hectiek en kopzorgen vlak voor het evenement te voorkomen. Als organisator heb je het tenslotte al druk genoeg.

Het zou kunnen dat je naast je evenementenvergunning nog andere vergunningen nodig hebt. Zo heb je bijvoorbeeld de milieuvergunning (waaronder bijvoorbeeld geluidsoverlast valt), een tapvergunning en eventueel een vergunning voor het schenken van sterke drank. Ook cateraars moeten over bepaalde vergunningen beschikken, controleer daarom altijd of ze alles in orde hebben.

Vergeet niet om eventuele kosten van je vergunningen in je begroting mee te nemen. In 2020 kost in Amsterdam een vergunning om drank te mogen verkopen bijvoorbeeld al €280,-. Bij een vergunning voor sterke drank betaal je nóg eens dat bedrag. Zo wordt er in Amsterdam voor evenementen met minder dan 500 bezoekers €980,- in rekening gebracht, terwijl er bij een evenement tot 2000 bezoekers €1.960,- wordt gerekend. Deze kosten kunnen snel oplopen als je niet bent voorbereid, zorg dus dat je een goed financieel overzicht hebt waarin je alles kunt bijhouden.

Wat heb ik nodig om een vergunning aan te vragen?

Ook dit verschilt per gemeente, maar over het algemeen kun je van een aantal dingen uitgaan. Als eerste zul je wat algemene informatie over je evenement moeten aanleveren; datum, tijd, locatie, hoeveel bezoekers je verwacht etc. Zo wordt er meestal ook verwacht dat je een plattegrond van het evenemententerrein kunt aanleveren en dat er een calamiteitenplan is. Bij het aanleveren van een plattegrond hoeft er geen uitgebreid plan in AutoCAD getekend te worden,een duidelijke tekening zal meestal voldoende zijn. Onthoud wel; hoe groter en professioneler je evenement, hoe hoger de verwachtingen van de gemeente zullen zijn.

Bedankt voor het lezen! Als jij nog tickets wil verkopen voor een aankomend evenement, ga dan direct naar ons

Dashboard
Author image

Andy Greenwood

Content Marketeer

Is ooit achter de schermen gekropen bij evenementen en wil sindsdien niet meer weg. Heeft een grote passie voor muziek en speelt gitaar in zijn band.