20 december 2019 Social Media 6 min

De WiFi-oplossingen voor jouw evenement

Andy Greenwood

Tegenwoordig is het internet een basisbehoefte geworden. Je neemt het voor lief dat je op elk moment van de dag op zowat alle denkbare plekken video’s van tuimelende panda’s kan bekijken of de snelste route naar de dierentuin kan plannen. Als evenementorganisator weet je dat jouw bezoekers steeds meer waarde hechten aan het delen en bekijken van foto’s en video’s op social media. Ook van jouw evenement. Over het algemeen is deze ‘user-generated content’ goed voor je evenement omdat het gratis zichtbaarheid is. Maar als je er het meeste van wilt maken zul je moeten zorgen dat er een stabiele internetverbinding is die het verkeer van jouw publiek aankan.

Het internet is ook broodnodig geworden voor het fatsoenlijk functioneren van veel moderne technologie. Daaronder vallen bijvoorbeeld ook onze ticket scanners. De scanners werken vanzelfsprekend ook offline, maar kunnen op dat moment geen updates meer versturen naar ons systeem en andersom. Het gebrek aan communicatie tussen systeem en scanner kan tot een aantal problemen leiden bij de entree. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat kaarten die zijn aangeschaft nadat de verbinding werd verbroken niet als geldig gezien worden.

Al twee goede redenen om een stabiele internetverbinding te garanderen, maar hoe stel je het in? En wat als jouw evenement op een afgelegen locatie plaats vindt?

WiFi op evenementen

Er zijn ontzettend veel opties voor het opzetten van een WiFi-verbinding op je evenement. Wat voor jou werkt is afhankelijk van de schaal en type van je evenement. Je zou het groots kunnen aanpakken - zoals de Zwarte Cross dat doet - en tien kilometer aan glasvezel neer kunnen leggen (met een zee aan gekoppelde access points). Zo creëer je een groots internet infrastructuur en zorg je dat iedereen tegelijkertijd het web kan surfen. Waarschijnlijk wil je het zelf wat bescheidener aanpakken...

Eén van de populaire manieren om WiFi op festivals aan te bieden is door WiFi kolommen neer te zetten. Deze kunnen via meerdere partijen geregeld worden en kunnen zowel fysiek als functioneel van elkaar verschillen. De kolommen bestaan over het algemeen uit een standaard met LED-schermen waarop je social media content van je evenement kunt laten zien. Zo garandeer je met een stabiele internetverbinding dat er een constante stroom aan online content voorbij komt. Tegelijkertijd kun je de schermen gebruiken als platform om die content te laten zien. Zo sla je twee vliegen in één klap. Je kunt zelfs nog verder gaan door sponsoren op de schermen te laten adverteren en daarmee meer inkomsten te genereren voordat je evenement begint. Het is wel belangrijk om in je achterhoofd te houden dat je zelfs met een WiFi kolommen een datalimiet hebt op hoeveel verbindingen er kunnen zijn.

Voor evenementen in een bos of andere afgelegen locaties zijn er verschillende oplossingen. Wat je het beste kunt doen hangt er vanaf of je de mogelijkheid hebt om een tijdelijke vaste lijn naar je evenement kunt leggen. Dit kan best duur zijn.

Een oplossing die kosteneffectiever is, is het gebruik van 4G-routers. Deze routers gebruiken een SIM-kaart met een uniek 097-nummer en een ‘unlimited’ databundel om via het lokale 4G netwerk een WiFi-signaal te creëren. Dit werkt zo goed dat het ook in de scheepvaart door vrachtschepen wordt gebruikt om in buitenlandse poorten WiFi-signaal te krijgen. Het enige probleem hiermee is dat de meeste providers een Fair Use Policy hebben waarin je ‘unlimited’ bundle gelimiteerd wordt tot 5GB per dag. Daar ga je al vrij snel overheen met een aantal man, zeker als je een wat groter evenement organiseert. Het beste kun je even met je provider bellen om afspraken te maken die bij jouw evenement passen. Er zijn natuurlijk ook genoeg bedrijven die dit zorgeloos voor je kunnen regelen.

Als je een indoor evenement organiseert, is het slim om even te controleren wat voor internetverbinding de locatie al te bieden heeft. Aan de hand van hoe goed de verbinding is (en of de locatiemanager akkoord gaat) kun je er voor kiezen om het ook aan je bezoekers aan te bieden - al is dat onwaarschijnlijk. Maar dat maakt niet uit! Bij hoeveel indoor feesten ben jij geweest waar óók de bezoekers toegang hadden tot de WiFi? Zolang de scanners en jouw personeel verbinding hebben is dat goed genoeg!

Als je een zakelijke evenement organiseert, ben je waarschijnlijk op zoek naar een netwerk dat wat traditioneler en professioneler is. Dan heb je snel te maken met krachtige routers waar zowel draadloos als via LAN op aangesloten kan worden. Deze kunnen ingesteld worden om volledige dekking te bieden voor een publiek die op allerlei verschillende toestellen (laptop, telefoon) verbonden zijn en daarop stabiele internet verwachten. Over het algemeen hangt hier een behoorlijk prijskaartje aan, dus neem dit mee in je budget! Wat er ook gebeurt, je wilt niet aan hetzelfde lot ten onder gaan als Steve Jobs bij de onthulling van de iPhone 4 in 2010.

Maar waarom zou ik investeren in WiFi op mijn evenement?

Zoals we hierboven ook zeiden, is een van de grote voordelen van een werkende WiFi verbinding dat jouw bezoekers hun foto’s en video's kunnen uploaden en streamen naar social media terwijl je evenement nog bezig is. In principe is dit gratis reclame en helpt het om een hype rondom je evenement te creëren. Hoe beter de verbinding, hoe sneller jouw bezoekers geneigd zullen zijn om meer content te uploaden en jouw evenement van een actieve feed te voorzien. Aan de andere kant is het zo, dat als je op je gasten rekent om via hun eigen mobiele verbinding content te uploaden - terwijl ze midden in het bos staan - je online aanwezigheid een stuk minder zal zijn.

Een ander voordeel aan je eigen netwerk opzetten voor je bezoekers is dat je ook je eigen landingspagina kunt laten zien wanneer ze verbinden. Deze landingspagina kun je op een paar manieren gebruiken: Aan de ene kant kun je het gebruiken om je sponsoren te laten zien en aan de andere kant kun je het ook gebruiken voor je branding (of een combinatie van beiden, natuurlijk). Je zou het zelfs als snelle growth hack kunnen gebruiken en mensen stimuleren om jouw Facebook-pagina een ‘Like’ te geven voordat ze daadwerkelijk het internet gebruiken.

Als je meer wil weten over hoe je WiFi op je evenement kunt regelen, stuur even een berichtje in de chat! Als je gebruik wilt maken van ons kaartverkoopsysteem, ga dan gelijk naar het Dashboard!

Dashboard
Author image

Andy Greenwood

Content Marketeer

Is ooit achter de schermen gekropen bij evenementen en wil sindsdien niet meer weg. Heeft een grote passie voor muziek en speelt gitaar in zijn band.