24 maart 2020 News 5 min

Corona FAQ Updates - Live

Tjeerd Leendertse

De antwoorden op de meest voorkomende vragen met betrekking tot het coronavirus.

FAQ Page

Bericht #4 Update (24-03-2020):

Het kabinet komt met een stevig pakket aan nieuwe maatregelen om het coronavirus tegen te gaan. De eerdere maatregelen worden aangescherpt en dat heeft helaas ook gevolgen voor de evenementenindustrie.

Waar eerst evenementen tot 100 bezoekers nog mogelijk waren tot 6 april, is deze maatregel aangescherpt. Alle evenementen, ongeacht het aantal bezoekers, zijn tot 1 juni verboden.

Vanwege deze maatregelen zullen jullie evenementen moeten gaan annuleren / verzetten. Wij zullen jullie uiteraard zo goed mogelijk helpen met de afhandeling hiervan.
Om de verschillende manieren van afhandelen te stroomlijnen hebben we hieronder verschillende opties uitgewerkt.

Stap 1

Vanaf morgen 16:00 kun je in het dashboard onder beheren → evenementen, per evenement aangeven op welke manier je refunds wil afhandelen.

Img

Optie 1: Refund event - Mogelijkheid tot donatie.

De eerste optie is je evenement te annuleren en je ticketkopers een refund aan te bieden met de mogelijkheid tot donatie. Je geeft een uiterste datum op tot wanneer bezoekers aan kunnen geven dat ze een deel van hun orderbedrag willen doneren. Eventix is dit aan het ontwikkelen en zal ticketkopers vanaf maandag 30 maart 12:00 een beschrijvende e-mail sturen met de uitnodiging om te doneren. Ook na 30 maart kunnen organisatoren nog van deze optie gebruikmaken. De e-mail naar ticketkopers wordt dan direct verstuurd.

Donaties kunnen worden geaccepteerd tot de door organisator opgegeven datum. Vult een ticketkoper niks in, wordt de order van de ticketkoper automatisch gezien als volledige refund. Na het verlopen van deze datum wordt er een balans opgemaakt van het totale, terug te betalen bedrag.

Optie 2: Refund event - Geen mogelijkheid tot donatie.

Bij deze optie is er geen mogelijkheid tot donatie, er wordt direct een totaal opgemaakt van het terug te betalen bedrag.

Optie 3: Verplaats event - Mogelijkheid tot aanvragen refund.

De derde optie is het verplaatsen van je evenement. Bij het verplaatsen kunnen bezoekers, die niet op de nieuwe datum willen of kunnen, een terugbetaling aanvragen. Eventix is dit aan het ontwikkelen en zal ticketkopers vanaf maandag 30 maart 12:00 een beschrijvende e-mail sturen met een link naar het formulier om een refund aan te vragen. Ook na 30 maart kunnen organisatoren nog van deze optie gebruikmaken. De email naar ticketkopers wordt dan direct verstuurd. Refund verzoeken kunnen door ticketkopers alleen worden aangevraagd tot de door organisator opgegeven datum. Na het verlopen van deze datum wordt er een totaal opgemaakt van het te refunden bedrag.

Stap 2

Het terug te betalen bedrag moet eerst aan ons beschikbaar worden gesteld. Om dit zo snel mogelijk te doen delen we een betaallink met de organisator. Wanneer de betaallink betaald is, starten wij direct de refunds aan ticketkopers.

Nadat de link betaald is, duurt het 3-5 werkdagen tot een bezoeker het geld op zijn rekening heeft. Helaas hebben wij geen invloed meer op dit proces nadat de refunds zijn uitgevoerd.

Let op 1: Communiceer het proces duidelijk met je bezoekers. De e-mails die wij bij optie 1 en 3 aan ticketkopers versturen zijn GEEN vervanging voor de communicatie tussen organisator en bezoekers.

Let op 2: Zorg bij het annuleren van een evenement dat je de ticketverkoop offline haalt. Dit doe je door de tickets uit de shop te verwijderen. Het toevoegen en verwijderen van tickets wordt hier uitgelegd; https://help.eventix.io/nl/articles/3159069-hoe-voeg-ik-een-ticket-toe-aan-een-ticketshop

Juridisch kader:

“Een evenementen-organisator heeft in een overmachtsituatie zoals deze het recht een evenement te verplaatsen. Bezoeker kan ondanks de overmachtsituatie aanspraak maken op het recht op geld terug. Evenementen organisator is volgens de wet verplicht tot terugstorten van het geld wanneer een bezoeker hier om vraagt, maar hoeft een refund niet uit zichzelf aan te bieden.“


FAQ PAGE

Bericht #3 Update (12-03-2020):

Zojuist hebben we te horen gekregen dat alle evenementen in Nederland met meer dan 100 bezoekers, t/m 31 maart moeten worden geannuleerd. Gezien de nieuwe ontwikkelingen breiden we de FAQ voor organisatoren uit:

Als je overige vragen hebt, probeer ons dan via de chat te bereiken en niet via de telefoon. Gezien het grote aantal vragen kunnen we niet iedereen telefonisch te woord staan.

Ik heb 100+ tickets verkocht, wat zijn mijn opties?

Optie 1: Verzet je evenement. Gezien de overmachts-situatie kun je het evenement verzetten. Een bezoeker hoeft echter niet akkoord te gaan met de nieuwe datum en heeft het recht om een refund te vragen. Wil je je evenement verzetten, dan raden we je aan om een formulier te maken (Google Form*) en de nieuwe datum aan je bezoekers voor te stellen. Je kunt ze vragen het formulier voor een uiterste datum in te vullen wanneer ze een refund willen. Laat bezoekers hierbij invullen welke order ze willen refunden door het ticketnummer (vermeld op het ticket onder de QR code en beginnend met "TFE") in te vullen in het formulier. Vraag bezoekers voor een redelijke datum het formulier in te vullen wanneer ze een refund willen ontvangen. Na het verstrijken van deze datum kunnen we in één keer de refunds gaan verwerken. Neem in dit geval via de chat in het dashboard contact met ons op. We refunden een evenement maar één keer. Lever dus een volledig overzicht aan van welke orders er moeten worden teruggestort.

*We hebben een voorbeeld van een Google Form hier online gezet. Let op, dit is een voorbeeld. Gebruikt niet deze link naar ons voorbeeld Google Form om naar je ticketkopers te sturen. Je kunt via Google forms gratis een eigen form aanmaken.

Optie 2: Refund alle tickets. De meest voorkomende optie is je evenement te annuleren en de ticketkopers terug te betalen. Het is gebruikelijk bezoekers het volledige bedrag inclusief servicekosten en transactiekosten terug te storten. Neem in dit geval via de chat in het dashboard contact met ons op.

Kan Eventix mij helpen met het uitvoeren van de refunds?

Uiteraard helpen we je met de refunds. Op het moment dat er een bedrag moet worden gerefund kun je via de chat in het dashboard contact met ons opnemen. We zorgen ervoor dat de reeds uitbetaalde ticketgelden aan ons terug kunnen worden betaald, en zodra dit bij ons binnen is kunnen we de refunds uitvoeren. Bezoekers hebben hierna binnen 5 werkdagen het geld terug op de rekening staan.

Ik ben niet verzekerd. Als ik moet refunden ga ik failliet. Wat nu?

Een bezoeker heeft er niets aan dat een organisator failliet gaat en niemand terugbetaald kan worden. Ga in dit geval het gesprek aan met je bezoekers, bied ticketkopers een alternatief aan (bijvoorbeeld vrijkaarten voor volgende edities). Je kunt ook aanbieden om een deel van het ticket te refunden. Als iedereen hiermee akkoord gaat kun je je bedrijf redden ondanks dat de bezoeker slechts voor een deel gecompenseerd wordt. We denken in dit geval graag met je mee! Je kunt ons altijd bellen om te overleggen wat in dit geval de beste optie is.

Ook de overheid komt organisatoren/ondernemers tegemoet met regelingen die meer ruimte zouden moeten bieden. Zoals uitstel van belasting betalen voor ondernemers (inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting, omzetbelasting/BTW en loonbelasting), en extra gunstige leningen voor bedrijven die in de problemen komen.
Lees er meer over in het artikel op nu.nl.

Ik kan pas refunden wanneer ik geld van de verzekeraar terug heb gekregen.

Stem dit af met je ticketkopers, en vraag ze om geduld te hebben. Probeer om samen met de verzekeraar een termijn af te stemmen waarop je beschikking krijgen over de gelden, en communiceer dit met je ticketkopers. Ook wanneer je pas op een later moment kan refunden helpen we je graag.


Bericht #2: Update (11-03-2020)

Samen met advocatenkantoor Taylor Wessing zijn we dieper in gegaan op de vragen van organisatoren. Dit artikel kun je hier vinden.


Bericht #1 (27-02-2020):

Vanavond is via NOS en NU.nl het nieuws naar buiten gekomen dat een Nederlander besmet is met het coronavirus. We begrijpen dat je naar aanleiding van dit nieuws vragen hebt over hoe je moet handelen met betrekking tot jouw (lopende) ticketverkopen. Omdat ook jouw bezoekers veel (dezelfde) vragen zullen hebben, proberen we deze vragen in dit artikel te beantwoorden.

Kan mijn evenement doorgaan?

In het buitenland zijn verschillende evenementen, zoals het carnaval in Venetië, afgelast of ingeperkt vanwege het virus. Op dit moment van schrijven (27-02-2020) is er in Nederland nog geen advies vanuit de overheid (RIVM) om evenementen niet door te laten gaan. Het is dus niet aan te raden om nu al een evenement af te blazen. Hou voor actuele informatie de website van het RIVM in de gaten:

Waar heeft mijn bezoeker recht op?

Bij een geannuleerd evenement heeft de bezoeker in de basis recht op geld-terug vanuit de organisator. Wanneer een organisator vanwege een epidemie op laste van de overheid wordt verplicht een evenement te annuleren is dit een vorm van overmacht. Overmacht wordt vaak in de algemene voorwaarden van de organisator genoemd als grond om een evenement te kunnen verzetten, omdat de schuld van het afgelasten niet bij de organisatie ligt. Update: Hou er rekening mee dat volgens de Nederlandse consumenten wet een consument goed beschermd is. Het is bijvoorbeeld zo dat wanneer een bezoeker niet akkoord gaat met de nieuwe datum de bezoeker het recht heeft om een refund te vragen.

Je kunt met Eventix je eigen voorwaarden toevoegen aan de ticketshop waar bezoeker bij aankoop mee akkoord moet gaan. Hoe je dit doet lees in dit document.

Ik heb/had geen algemene voorwaarden in mijn ticketshop, wat nu?

Algemene voorwaarden hoeven niet per se in de ticketshop te worden aangeboden en te worden geaccepteerd. De wet stelt dat algemene voorwaarden publiek beschikbaar moeten zijn voor de klant. Nog specifieker gesteld; de koper moet duidelijk de mogelijkheid hebben gehad om de algemene voorwaarden door te lezen voordat er tot koop overgegaan wordt. Wanneer je deze duidelijk op de website van je evenement beschikbaar hebt gemaakt is dit voldoende. Heb je helemaal geen algemene voorwaarden voor je evenement raden we je met klem aan deze alsnog op te stellen en publiek beschikbaar te maken.

Kan een ticketkoper zich beroepen op de "14 dagen bedenktermijn bij online aankopen" of de zogenaamde "wet aankopen op afstand"?

Een evenement en alle andere vrijetijdsbestedingen vallen in een uitzonderingscategorie binnen de Wet Kopen op Afstand. Door deze uitzondering hoef je dus geen geld terug te storten aan een bezoeker die hierom vraagt. Mocht je in een bericht aan een ticketkoper willen refereren naar een bron dan kun je het beste deze bron van het ACM (Autoriteit Consument & Markt) gebruiken.

Ben ik als organisator verzekerd, en waarvoor ben ik verzekerd?

Sommige verzekeringen keren uit in het geval dat je op last van de overheid wordt verplicht je evenement af te blazen. De aan de bezoeker terug te storten ticketgelden en eventuele andere kosten gemaakt in verband met het evenement zouden dan (gedeeltelijk) worden gedekt. Wanneer de oorzaak van een landelijke epidemie betreft, zou dit buiten de dekking van jouw (evenementen)verzekering kunnen vallen. Neem dus vooral even contact op met je verzekeraar in het geval je een verzekering hebt afgesloten. Zij kunnen je vertellen wat je verzekering wel en niet dekt.

Author image

Tjeerd Leendertse

Content Marketeer

Schrijft over ticketing, beleving en marketing. Gelooft in de kracht van taal en is verliefd op mooie woord(grapp)en Gaat nóg een keer een boek schrijven.